7 tips voor een strategische personeelsplanning

Iedere organisatie heeft ermee te maken, het plannen van personeel. Complex en brengt veel tijd met zich mee. Hoe kun je jouw organisatie en proces inrichten, zodat er een optimale, strategische personeelsplanning tot stand komt? In dit artikel hebben we 7 tips opgesteld om jouw personeelsproces naar een hoger niveau te tillen.

Tip 1: Zorg voor structuur in roosters

Structuur in de roosters, het klinkt cliché. Toch is het van belang om dit aan te brengen. Maak patronen van de uren van je beschikbare medewerkers. Veelal heb je namelijk te maken met vaste uren. Hierdoor kun je het patroon wekelijks terug laten komen.

Ook bestaat de kans dat er flexibele medewerkers aanwezig zijn binnen jouw organisatie. Deze medewerkers kunnen ‘gaten’ in de patronen invullen. Het gemakkelijkste is wanneer dit automatisch gebeurd. Hiervoor zijn applicaties opgezet die roosters automatisch invullen.

Tip 2: Regel een vaste contactpersoon

Uit onderzoek van Oracle (2015)* blijkt dat medewerkers uit de BeNeLux over het algemeen veel waarde hechten aan vastigheid in de huidige baan en het meedenken over verbeteringen binnen het bedrijf. Hierdoor is het dus van belang om een vaste contactpersoon aan te stellen voor vragen met betrekking tot de personeelsplanning.

Ook de mogelijkheid om mee te denken. Hierin is het handig om gebruik te maken van een applicatie met pushmeldingen. Op deze manier houdt je medewerkers constant op de hoogte. Berichten die je uit kunt sturen kunnen in de vorm van een enquête, mededeling of vragen omtrent verbeteringen binnen een bedrijf. Op deze manier versterkt dit de binding van de medewerker en zal hij of zij sneller bijspringen, indien nodig. Belangrijk: De feedback die je als bedrijf ontvangt moet wel verwerkt worden!

*Bron: Oracle (2015), Oracle Simply talent: een West-Europees perspectief; HR als voorvechter van werknemersbetrokkenheid

Tip 3: Personeel beschikbaarheid laten doorgeven

Werk je met flexibele personeelsinzet? Dan is het handig om inzichtelijk te hebben wanneer medewerkers wel of niet inzetbaar zijn. De medewerkers geven ofwel de beschikbaarheid door of men dient een verzoek in tot vrije dagen. Zo betrek je medewerkers actief in de personeelsplanning en heeft de planner de beschikbaarheid van alle medewerkers in één oogopslag inzichtelijk.

Tip 4: Laat medewerkers online uren klokken

Zorg voor gemak en snelheid in het personeelsproces. Laat jouw medewerkers online uren klokken door middel van een mobiele applicatie. Hierdoor heeft de medewerker constant inzicht in de gewerkte uren en kan men de uren gelijk doorgeven. Dit zorgt voor efficiëntie voor de administratie en salarisverwerking. Maar aan de andere kant ook voor transparantie en gemak voor de medewerker. Kortom, dé tip die wat ons betreft een must is binnen iedere organisatie voor een strategische personeelsplanning.

Tip 5: Declaraties binnen één app

Naast het klokken van de uren is het een ideale uitkomst om alles onder te brengen in één tool. Dus ook het indienen van de declaraties. Het werkt simpel:

Tip 6: Overzicht creëert een strategische personeelsplanning

Zorg voor overzichtelijkheid. Geen overbodige functies, maar alleen de benodigde en belangrijkste functies aanzetten. Dit is uiteraard per organisatie verschillend, vandaar dat er per organisatie gekeken moet worden naar de eisen en wensen.

Om overzicht te creëren is de huisstijl ook van degelijk belang. Pas de app aan naar de kleurcode die op de website, social media en overige online en offline kanalen die jouw organisatie gebruikt. Upload een logo en pas het lettertype aan naar jouw wensen. Kortom, een app die volledig aansluit bij jouw organisatie.

Tip 7: Koppel je app met andere software

Gebruik je andere tools? Zorg ervoor dat de app wordt gekoppeld aan deze software. Koppel je loonadministratie, documentbeheer, mailers, recruitment software, narrowcasting en nog veel meer aan de app. Hierdoor creëer je een échte strategische personeelsplanning.